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活动策划人员要将相关的想法和意见记录下来，在活动结束之后如果需要向客户提交活动执行总结，并将活动后的内部资料存档，又或者将来要为同一客户服务、在同一会场举办活动或者和相同供应商合作，同时为了便于新人学习，这些记录都将是十分宝贵的资料。
历届活动资料包括了活动执行总结以及历届活动策划的内部资料，涵盖了各种宝贵的信息，是今后活动策划的蓝本，并为今后的垂下了坚实的基础。当某公司决定举办活动时，其策划公司或活动会场，例如酒店工会展中心首先想要了解的就是其以往举办过活动的资料。这些资料在很多方面都可以借鉴。首先，他们可以从你曾经举办活动的会场的水准了解到该会场是适合他们举办活动的还是其服务水平仍然没有达到他们的要求。
长沙活动策划公司天泽活动传媒认为，活动策划的一个技巧在于步步为营。详细的总结资料有助于策划公司逐步提升举办活动的水平。如果公司举办的活动能够在以往的基础上有所飞跃，那么所有人都会对公司有信心，他们可以完全肯定，公司的财政呈良性发展，而他们来年的收入也有了强有力的保障，而且也无须担心活动会因为会场与内容的不合适而达不到公司的目标。
有实用价值的活动总结应该包括下述内容：
1.公司与活动的战略目标以及为实现这些目标的战略设计与策划方案。
2.公司与活动和投资回报。
活动结束之后召开内部汇报会议，以确保为公司与客户提供的活动总结报告中没有遗漏任何重要内容。长沙活动策划公司天泽活动传媒提醒，开会的目的是吸收经验、学习进取，而不是妄加评判。会议的重点应该是在哪些方面取得了成功，哪些方面有待改进以及要采取哪些行动。参加会议的人员应该包括全体活动策划人员、外勤人员以及活动会场工作人员。尽量使汇报条理清晰、重点突出，避免情绪化。尽量控制会议时间不超过一小时。
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