1、明确活动类型
明确活动类型对你策划整场活动是有很大的。一般对外活动除了公司内部人员参加之外，还会邀请客户（渠道商、经销商）、更大型的甚至会邀请媒体记者参加，所以合理安排会议的地点，综合考虑交通情况，是很重要的。
2、明确活动预算
活动预算基本上由活动场地费、住宿费、餐费、人员费（演艺人员、主持人等演出费）、物料制作费构成。根据活动预算的多少，确定合适的场地，场地的选择要契合公司的品牌形象。
3、明确活动内容
和领导沟通，确定好策划活动的内容，活动的主题、领导的发言顺序，抽奖的安排、表演节目的安排等，制定出此次活动的流程，这份流程主持人、后台（负责控制音乐、视频、会议材料的切换）都要人手一份。
4、明确人员分工
要学会协调人员，明确人员分工，责任到人。嘉宾的签到、引导和入座都应该有专人负责，要让嘉宾感觉到准备充分，留下好印象。活动的流程、布展、主持人和演艺人员都应该由策划人员全权负责，你是熟悉整个会议的总指挥，责无旁贷。在公司担任客户管理的人员，负责客户的邀约、名单的确认以及客户的介绍工作，谁的客户谁负责。
5、明确活动方案
整理确定出活动方案的初稿，交由会议小组确定。确定最终版方案，明确各自的任务，按照时间进度跟踪各个责任人的任务进度，进行合理的调配。
6、预留时间进行方案的跟进和调整
方案终版确定之后，往往会出现一些不可预料的事情，要提前沟通确认，比如嘉宾缺席、物料制作数量不够，一般预留5-7天的时间进行调整。最后还有不能确定的事情，要在活动召开前两天最终确认。
7、会议布展提前一天
活动布展要提前一天完成，保证布展的效果。同时主持人、演艺人员要熟悉流程，后台控制人员在现场进行模拟演练，达到熟练的效果。活动的相关素材要提前拷到目的地点的设备里，同时在开场前进行再次调试，确认没有问题。
湖南天泽传媒（www.tzm66.com）是一家大型活动策划执行（年会、答谢会、酒会、明星演唱会、会务展览、大型庆典活动等）公司。公司团队拥有20年专业经验，以卫视为标杆，以“做高品质的活动”为追求，在业界口碑良好，活动频次、影响力处于行业领先水平。
天泽传媒秉承“成就他人中成就自我”的服务理念，以优质的服务和良好的活动策划力，先后成为万达、万科、宝马、三一、北京汽车、红星美凯龙、长沙银行、绿叶水果、大汉集团等优秀企业的服务商。
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