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天泽传媒是如何策划一个成功的线下活动?

时间:2018-08-31 22:49来源:www.tzm66.com 作者:天泽传媒 点击:
一份合格的线下活动策划方案应该包括时间地点人物。定下时间、选择地点、预估人数、开始筛选和谈场地。考虑讲师时间、同事时间、公共假日时间、场地是否有空......

一份可执行、可操作、创意突出的策划案

可有效提升企业的知名度及品牌美誉度!

 

01

Check List

 

Check  List

01

定下时间

02

确定预算

03

确定场地

04

演讲者

05

报名渠道

06

发布通知

07

活动通知格式

08

现场人员名单

09

物料清单

10

现场时间表

11

拍照注意

12

礼物

13

活动策划

14

志愿者

15

PPT(keynote)

 

02

细化活动方案

 

 

定下时间

一份合格的线下活动策划方案应该包括时间地点人物。定下时间、选择地点、预估人数、开始筛选和谈场地。考虑讲师时间、同事时间、公共假日时间、场地是否有空......

 

综合考虑以上要素后,确定时间。确定活动时间是2小时还是3小时,当然活动一般会延时半小时至一小时。

 

 

场地

场地是否有仓库?是否能帮忙收快递?现场WIFI、麦克风、投影能不能用,现场吵不吵?电源插座够不够?空调能用不?能不能放你们的易拉宝、海报?

活动场地

场地方是否免费提供食物?他们是否有人协助你们?从正门开始是否有指示牌?避免用户找不到。场地是否很有名?人流量是否很大?是否会有该场地的游客加入你们的活动。该场地是否有微信、微博等等,是否愿意替你们宣传推广活动,这样可以带来更多流量。

 

 

预算

和团队做好沟通,用上免费资源,比如免费赞助食物、免费提供场地、免费赞助小礼物等等。这样同样5k能做更多事情。

活动预算

活动前进行团队沟通,也就知道哪些是不能省略的钱,哪些可以灵活。是否开发票、是否需要额外加税点,是否要定金,现场支付还是提前付款等,提前沟通。

 

 

演讲者

提前了解所邀请嘉宾的习惯,是否有不靠谱前科?会不会准时到达?他们的PPT在活动前检查一次,以防意外情况发生。了解所邀请嘉宾微信或微博等社交账号,在活动宣传时需要@给他们。活动前向所有演讲者把所有PPT要到,演讲完毕放入分享,方便参加者获取。

 

 

报名渠道

可以用很多地方宣传推广,但是报名的link只能一个。避免重复报名,多次统计,发邮件通知也容易出现问题。

 

另外报名的时候可以做小信息收集,他们常用APP是?怎么知道你们的?有无建议等等。

 

 

活动通知格式

按照标准方式去写,时间、地点、人物、事件。让人30秒内能判断,这个活动是否值得参加。

时间表、地点、演讲内容简介等等干货放前面。用自己语言多描述一下演讲者,只写**公司**职位,容易让职务普通化,失去关注度。

 

 

发布通知

场地是否可以通知,是否在场地提前张贴海报?是否还有友情渠道可以通知?自家哪些渠道可以通知?

 

若需要公交换乘,请详细标注,并指示问路电话。报名成功后通知一次,活动前3天再通知一次。另外,活动通知发出后,给演讲者看看。若活动嘉宾转发,能带来不少人流。

 

 

现场人员

确定哪些时必须提前来的人,提前一小时到达。准备物料、检查细节,准备签到物质,跟场地方沟通。

明确分工,虽然可以互相照应,有明确分工更方便检查。拍照的、实时微信群互动的、微博更新的、签到的、发礼物的、传递话筒的......

 

 

物料

常见物料有:海报、现场小礼物、签到表、签到笔(大量)、易拉宝、零食、摄影仪、相机......不少物料需要提前快递到场地,需要场地方签收。有些需要提前张贴,比如海报。

 
 

拍照注意

拍到现场活动标志,拍到演讲者和PPT、拍到提问者、拍签到场面、拍接受礼物、拍离开时候跟演讲者继续追问和换联络方式。

 

尽早邀请大家一起拍合影,避免后期很多人离场,如果有横幅可以拍一起,在横幅或者海报下合影。

 

 

现场时间表

不要拖时间,有些场地有下一场活动,延时会耽误另一个人。有些场地按照时间计算,延时需要另外计费。另外,延时会导致用户提前离开,效果也不好。严格按照时间表来,若调整,再计算一次时间。用电脑或者平板给演讲者倒计时。用电脑或者平板给演讲者倒计时。并在最后5分钟、1分钟,倒计时提醒。

 

 

礼物

带走的礼物重点推荐:贴纸、T恤、笔记本、笔、U盘。现场互动的小礼物,推荐用书籍和零食。礼物不仅仅是用来沟通感情,重点是广告和传播效果。如果能把你的标志贴在电脑上,带到各个地方,这个传播效果有多好。礼物要有特色,希望那些爱自拍爱炫耀的网络控,能带回去、能传播、能给别人看。最好是贴纸、T恤、笔记本、笔、U盘,这个定制成本不太高,而且传播效应好。其次是帽子、杯子,这能用很久。再次是手环、明信片等等,这个大部分情况下都会被丢弃,就现场图个意思。

礼品

 

 

活动策划

定下时间后,去掉演讲、提问时间,余下来的时间可以策划一些好玩的环节。可以单身交友,这个是大部分人感兴趣环节,可以让大家分组讨论。也可以现场5分钟,大家轮流分享小故事。也可以直接茶歇,所有人自动找自己感兴趣的人去聊天,一切看活动主题。

 

 

志愿者

有很重要且不可替代的职务,比如:组织者、主持人。也有一些活动,谁都能做,可以让任何人5分钟内加入帮助。比如签到、发小礼物、维持秩序,这些可以从你的参会人员里面选择,填写报名表格时候询问,是否愿意成为志愿者。

一般是10:1的概率,100个人参会,大概10个愿意当志愿者,最后大概真的有5个真的来当志愿者。这个也跟组织有关系,公益、有趣、有公信力的组织,更容易获得靠谱志愿者。大学生是志愿者主力,但他们相对经验较少,但时间更多。在职2—3年的人员是第二主力,他们经验丰富,一般参加跟工作相关的志愿者。

 

志愿者需填写:姓名、电话、邮件、微信号、擅长领域。每次活动前,指定志愿者***,去做***的事情,方便3分钟进入状态。若能填写擅长领域,可以引导志愿者完成文案、海报、翻译、报道撰写等等工作。每次线下活动,好好挖掘和培养志愿者,未来活动会越来越顺利。

      以上是天泽传媒是如何策划一个成功的线下活动?详细内容的介绍,关于更多活动策划的内容可咨询点击咨询我们的在线客服,或是直接拨打我们的服务热线,更多活动策划的相关内容敬请关注!


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