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活动策划执行的100个环节

时间:2017-08-09 18:47来源:长沙活动策划公司 作者:天泽传媒 点击:
当举行大型活动时,作为活动执行者的你该如何正确的、有效的执行这场活动呢?长沙活动策划公司——天泽传媒教你如何现场管理大型活动。

当举行大型活动时,作为活动执行者的你该如何正确的、有效的执行这场活动呢?长沙活动策划公司——天泽传媒教你如何现场管理大型活动。每当举行大型活动的时候,您是否感觉到执行的时候束手束脚呢?是否感觉到执行的时候配合不到位呢?部门分工不够明确,没有有效的科学管理,也没有有效的调动各部门人员。在这里,湖南天泽传媒教大家如何科学管理大型活动,希望对大家有所帮助。

活动执行

一、对甲方方面
1.达成合作意向,签定合同。
2.跟进合同在甲方的审批。
3.跟进合同在自己公司的审批。
4.跟进合同的首付款到账。
二、策划方面
5.选定时间、地点、形式、规模、参与人物等,与甲方反复协商并最终确认。
6.时间:根据甲方推广节点,及主要人物档期,选择日期时间时长。
7.地点:酒店、会所、画廊、酒吧、咖啡馆,户外则需备室内B方案,连廊、灰空间或搭建大棚。
8.规模:结合甲方需求,根据活动目标,设定人数规模。
9.形式:发布会、论坛、沙龙、酒会、宴会、茶会、时尚秀、舞会、文艺演出、体育比赛、画展、见面会等。
10.创意亮点:如服饰密码、入场密码等。
三、内容方面
11.选定演员名单(歌手、舞者、主持人、模特,其他)。
12.向演员发出邀请,确认档期、价格、支付方式。
13.明确节目类型、曲目、上场时间、时长、伴奏音乐、服装、道具等。
14.论坛路演宣讲会类:确认宣讲品牌、产品及宣讲人,经济学家或品牌代表,发出邀请,确认档期、价格、支付方式。
15.确认宣讲用视频文件、演示文件、音频文件、道具等,及上场时间、时长、出现方式等。
16.酒会宴会茶会类:确认场地,地理位置、容纳体量、视音频条件、场内外布置等是否符合需求。
17.确认餐单、酒水饮料单,确认桌型、餐具等细节要求。
18.商定价格,签定合同,支付预付款。
19.体育比赛类:确认参与运动员、裁判、教练及其他人员。
20.确认场地、布置、观众席、休息处等。签定合同。
21.户外活动类:确认场地及整体路线是否符合要求。沿途所有布置的确认,比如跑步活动,确保全程通畅,沿途的供给站、起终点布置等。
22.大型活动有关政府部门审批:公安、交警、消防、城管、文化等。
23.自驾游、体育、户外等活动,需与参与者签定安全免责协议。
四、客户方面
24.宜提前2-4周邀约客户,通过电话、短信、微信、微博、APP通知、张贴海报等最大广度深度邀约。
25.活动前1周再次联系客户确认来否。
26.活动前3天再次联系客户确认来否。
27.活动前1天再次联系客户确认来否。
28.注意确认人数,1张邀请函仅含1位客户,以确保人数与计划基本一致。
29.编制和打印来宾名单,分为带电话和不带电话两个版本,主要工作人员持有带电话版本。
30.活动当天向来宾发送短信,提醒时间、地点、流程、天气、着装要求、安全事项等。
五、场地、硬件方面
31.尽最早时间确认场地,签定场地租赁合同。
32.桌型:确保桌椅数量、质量符合要求。
33.舞台:确认尺寸和高度,地面材质,升降机等。活动前1天完成搭建。
34.舞台背景:确认LED屏幕或喷绘背景板,确认舞美设计稿,活动前1天完成制作和安装。
35.音响:确认音控台、电源箱、电线、线槽板、连接线、音响、话筒(手持、鹅颈、头戴各需几个)、话筒架、电脑等设备。活动前5小时到位,活动前2小时调试完毕。
36.灯光:确认LED大屏、灯控台、灯光架、各种灯的数量、电源及电线等设备。活动前5小时到位,活动前2小时调试完毕。
37.其他设备:摇臂摄像机,无人机摄像机,干冰机,泡泡机,纸炮等。
38.大屏画面内容:根据节目单确认内容、排序。事先录入电脑。
39.音乐:确认暖场、开场、上场音乐,所有伴奏音乐排序。事先录入电脑。
40.确认宣讲材料。事先录入电脑。
41.后台:预备演员换装、化妆、候场空间,方便上下场。
42.化妆间要求:照明充足。考虑到化妆师长时间弯腰操作,尽量安排合适高度椅子和化妆师用高脚椅。如有水槽更佳。
43.造型间要求:有充足电源插座,方便各类美发小电器。
44.更衣室要求:设穿衣镜、挂钩等,如有钥匙柜更佳。
45.贵宾休息厅:考虑贵宾动线,服务人员、茶水点心、鲜花等。
46.外部布置:签到背景板、各种指示牌、红地毯等的设计、制作、安装。活动前1天完成。
47.车辆:确认贵宾接送、来宾车辆动线、泊车位、保安引导等问题。
48.大型物料的提前进场:如展示板、展示柜等。
49.小型饰物:气球、彩带、鲜花、席签等。
50.工作人员休息处、饮用水、盒饭等。
六、内容、软件方面
51.宣讲材料的撰写、制作、审核。
52.宣传视频的拍摄、制作、审核。
53.演出人员、节目的选定、审查。
54.主持人串词的撰写、审定,制作手卡。
55.领导讲话稿的撰写、审定,制作手卡。
56.制作并分发相关人员Rundown(执行台本),模板如下:
57.走台彩排:测试声光电效果。
58.走台彩排:演员、演讲者熟悉场地、走位等。
59.声光电的配合,按活动顺序过一遍音乐、灯光、屏幕画面等。
60.服化造:事先准备好所有服装。事先安排好化妆造型团队。活动前4小时到位,活动前半小时造型完毕。
61.演员:活动前1小时到位,活动前半小时造型完毕。
62.礼仪:活动前2小时到位,交代要求。活动前1小时造型完毕,就位。
七、执行方面
63.总控:不要满场乱跑,要定位在所有人能找到你的地方。在正式开始前,甲方的总控站位在迎宾位置。开始后,总控的位置在控台,确保按台本进行。
64.舞台监督:务必安排专人,熟悉甲方领导、演员的人担任。确保舞台上所有事按台本进行,而不是主持人报节目后人还没到。
65.总控及主要工作人员需随身携带文件:客户名单(带电话)、执行台本。
66.开场前半小时,如客户到达人数仍较少,需致电联系并告之行车路线、泊车方式等。
67.签约仪式:桌椅、文本、签字笔,确认领导上台动线、座位,礼仪上台、传递物品动线。
68.颁奖/授牌仪式:颁、受人员上台动线,礼仪上台、传递物品动线。
69.颁奖/授牌物品的事先放置,移动至舞台的时间和人员。
70.抽奖:如电子形式,事先将人员名字或编号录入电脑,调试抽奖软件。
71.抽奖:如传统形式,签到时分发一式二联的抽奖券。确保每券入箱。
72.大量抽奖一般为至工作人员处领奖,少量大奖一般为上台领奖。
73.明确被抽中人如不在现场,中奖号是否有效。
74.费用的分发:事先把演员、媒体的费用现金准备好用信封装好写上名字,开场前分发。也可事后以电子支付方式。
75.救场:如出现突发状况,需主持人或有人执行主持人义务,确保舞台上不能空着。
76.如出现安全紧急事故,第一时间用扩音话筒指挥全体人员有序离场、疏散。
77.客户经理/销售人员在过程中,需做好迎宾、陪同、送客等,并随身携带足量名片,尽可能多的认识客户。
八、物料方面
78.提前1-2周设计主题视觉画面,按不同载体尺寸做好设计稿,包括但不限于主背景板、签到背景板、指示牌、签到册、展板、海报、横幅、纸拎袋、席签、抽奖箱、抽奖券、邀请函、节目单、议程表等。
79.注意甲方及其他赞助商在物料中露出的位置、程度,需沟通确认。
80.物料制作:尤其注意错别字、大型喷绘的色彩精准度。
81.物料安装:活动前1-3天完成。
82.奖品:提前3-7天完成选择和采购,活动前2-5小时就位。
83.伴手礼:提前3-7天完成选择和采购,活动前2-5小时就位。宣传物料提前分装入袋。
84.食品酒水:提前3-7天完成菜单选定,不论是使用酒店的还是外送茶歇,对餐单内容、品质都需严格把关。活动前1-2小时就位。
85.餐具茶具:包括但不限于:Buffet台、咖啡机或壶、保温容器、大餐盘、茶水壶、冷水壶、食品夹、分食小餐盘、杯子、刀叉筷子水果叉、纸巾、牙线、垃圾桶等。
86.提供餐食或茶歇安排至少1人专人服务,保持整洁,协助客户拿取。
87.鲜冷食品食用前再从冰箱取出。水果不要太早切。所有食品尽量处理成小份,方便取用。
88.室内禁烟标识。
89.不得向未成年人提供含酒精饮料,并有标识。
90.标识出:请勿酒后驾车。
91.其他小物料:捧花,胸花,翻页笔,急救药箱等。荧光棒、拍手器、儿童用小玩具等(如需)。
九、宣传推广方面
92.事先选定媒体名单,提前邀请媒体记者,编制签到表。
93.事先考虑视频媒体摄像机数量,安排拍摄机位。
94.事先写好新闻通稿,媒体签到时分发。
95.活动结束当天或第二天收集各媒体发布的图文、视频报道。
96.内部媒体:事先安排好摄影师、摄像师、文字记者等。
97.内部媒体:网站、微信、微博、邮件等及时撰写发布。
98.催收活动尾款。费用报销结算。
99.客户回访,跟进购买意向。
100. 写好活动总结。
长沙活动策划公司

由于一般活动从筹备开始到活动的现场实施都有一个很长的阶段,人员变化比较频繁,所以人员安排“从一而终”并不容易,但是尽管如此,我们在实际操作中还应该尽量让人员“从一而终”。从而进一步保证活动的进程速度和效率。由于大型活动现场的参与人员数量大、事物繁杂,如何控制好现场的各项工作,保证活动的顺利进行,对于活动的管理者来说是一个极大的挑战。为了提高活动实施阶段的管理效率,不仅仅要做好以上的事,并且应该实施程序化的管理。程序化管理是一种科学的管理意识,只有程序化实施,才能有标准化、科学化管理。

湖南天泽传媒,是一家专注于活动策划、品牌策略、新媒体推广运营、圈层与社群营销等服务的新型品牌传媒公司。公司秉承“成就他人中成就自我”的企业精神,形成系统规范的客户服务体系和独树一帜的品牌运营理念,致力于为客户提供专业性、多样化、创意型服务。

自成立以来,公司与众多优质品牌建立了良好的合作关系。赢得了绿地、万科、宝马、沃尔沃、万达、中铁、红星美凯龙、三一集团等50多家世界500强企业及上市公司认可与青睐,并成为湖南广电、长沙晚报等主流强势媒体及多家大型企业集团长期战略合作机构。

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