会议策划前期部分是进行营销策划前进行的一系列吸引顾客、亲近顾客、使其关注你并对你的为人、你的产品和你的企业产生足够兴趣的过程。一场会议是否策划成功？取决于会前沟通工作做得是否扎实和到位。长沙会议公司——天泽传媒，用多年会议策划经验总结出会议策划前期部分是会议营销策划的重点部分。

一、数据搜集 通过各种渠道收集准顾客信息，这些信息包括准顾客姓名、年龄、家庭住址、联系电话、家庭收入、健康状况等，建立准顾客档案，并对这些档案进行分析整理。根据准顾客需求状况，对准顾客档案进行分类，分析哪些准顾客是我需要的，是对我有用的，确定目标消费人群，并且用适当的方法进行会前电话沟通与上门沟通。
二、会前策划通过对确定的准顾客的了解，进行系统的会前策划。会前策划是会议成功与否的根本，没有好的会前策划也就没有好的会议成绩。会前策划主要包括企业形象、产品包装、会议主题、会议程序、会议管理、会议中可能出现问题的应急解决方法等。会前策划要尽量提前，要考虑到整个会议的每一个细节。
三、会前动员 会前动员也是会议营销开始之前的预备会，主要动员内容有
（1）员工激励，让员工在会议中积极主动。
（2）确定明确的会议目标，让大家为之努力。
（3）人员分工，将会议中每个环节都责任到人。
四、会前邀请 在确定会期后，先将目标顾客进行筛选，然后进行电话邀约、上门送函和电话确定。邀约顾客之前一定要将顾客情况掌握清楚，考虑顾客需求，给顾客提供理由，让顾客到会。同时及时送函，确定顾客一定会到。打邀约电话时要注意语气，要处处体现自己是在为顾客着想。
五、会前模拟为了确保联谊会每个环节都能顺利进行，会议组（包括策划、主持人、专家、音响师、检查人员、销售代表）等应在会前进行模拟演练，发现漏洞及时调整。比如，销售代表应何时配合主持人鼓掌？何时音乐响起？何时专家出场？如何激励顾客互动等细节。
六、会场布置 把体现企业文化、产品文化、产品价值以及其他有利于企业及产品宣传的要素通过展板、挂旗、易拉宝、条幅、投影等手段充分体现出来，以烘托会场的氛围。
七、签到和迎宾 登记准顾客详细资料，员工与顾客间并不认识或熟悉时最好登记两次电话，以便核准。同时也要利用语气、态度和肢体语言加深与准顾客的交流，尽快熟悉。
八、引导入场 就是将准顾客领到指定位置上。因为，在会前邀约时就已经提到会为准顾客留一个位置，所以在准顾客到达。会场后，一定要根据准顾客邀请函上销售代表的名字，由专人将准顾客领到该代表负责的座位上。

在会议策划的过程中，所有人员是抱着什么样的心态去参与，亦将直接影响着结果。是单纯的为了开一场会议还是抱着真诚对待客户的心，明眼人一看就很明了！因为营销的前提是真诚是用心，而会议营销策划本身就是一个需要非常细致的活，其对每一个环节的要求可能高出许多人的想象，会前的细致准备必不可少。

湖南天泽传媒，是一家专注于活动策划、会议策划、晚会策划、礼仪策划的新型品牌传媒公司。公司秉承“成就他人中成就自我”的企业精神，形成系统规范的客户服务体系和独树一帜的品牌运营理念，致力于为客户提供专业性、多样化、创意型服务。

自成立以来，公司与众多优质品牌建立了良好的合作关系。赢得了绿地、万科、宝马、沃尔沃、万达、中铁、红星美凯龙、三一集团等50多家世界500强企业及上市公司认可与青睐，并成为湖南广电、长沙晚报等主流强势媒体及多家大型企业集团长期战略合作机构。