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对于长沙会议策划而言，天泽传媒认为不管是自己公司的策划人员，还是策划公司的策划人员，都需要注意下面几点。
1、确定好会议的主题
会议的主题，可以说是整个会议策划的指导思想。整场会议不管是形式、内容、任务、议程还是期限、工作人员等，都需要在会议的主题确定下来之后再加以确定。
2、拟定会议通知。
会议通知应该包括以下六项。会议标题，这里需要重点交代会议名称；会议主题与内容，这是对会议宗旨的介绍；会议时间，要重点明确会议的开始和结束时间；报到的时间与地点，尤其是对交通路线，要进行特别说明，方便与会嘉宾快速找到地方；会议的出席对象，如对象可选派，则应规定具体条件；
3、起草会议文件
会议所用的各项文件材料，均应于会前准备完成。其中的主要材料，还应做到与会者人手一份。需要认真准备的会议文件材料最主要的当数开幕词、闭幕词和主题报告。
4、要为与会者做好完善的接待工作安排
与会人员的交通、膳食、住宿、安全问题等等都是长沙会议策划者需要做好充分准备的。
5、做好会议会场的布置工作
一场会议中，会场布置要按照会议要求来安排。会议场地不应该安排过大，显得空旷，人气不旺；也不能安排太小的地方，使得会场拥挤不堪。
6、选择合适的会议场地
会议场地选择，如果没有特别的要求或者需要固定的场地，则要考虑选择相对来说交通比较方便的地方。要方便停车、而且要方便安排住宿。
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